南华大学政府采购内部控制制度
第一章总则
第一条为进一步加强学校政府采购业务内部控制，提高采购效率和资金使用效益，防控廉政风险和法律风险，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规和《湖南省财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）文件要求，结合学校实际，制定本制度。
第二条本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
（一）本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品。
（二）本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
（三）本制度所称服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。
第三条学校政府采购内部控制工作应遵循的基本原则：预算管理，强化预算执行；量入为出，保障重点工作；公正廉洁，杜绝奢侈浪费；归口管理，提高资金效益；厉行节约，制定科学合理采购需求。
第二章管理机构及其职能分工
第四条学校采购与招投标工作领导小组全面领导学校的采购与招投标工作，其主要职责是对学校采购预算执行及评价实行归口管理，负责研究决定采购与招投标工作的重大事项。采购与招投标工作领导小组组长由分管采购与招投标工作的校领导担任，分管基建、资产、财务的校领导任副组长，党政办公室/法律事务办、监察处、校工会、财务处、审计处、规划基建处、国有资产与实验室管理处、后勤服务中心、招投标管理中心等部门的负责人为成员。
第五条招投标管理中心是采购与招投标工作领导小组的常设办事机构，负责学校集中采购项目的采购与招投标工作的组织与协调，主要职责按《南华大学采购与招投标管理办法》相关条款执行。
第六条加强绩效管理，将釆购制度落实情况纳入日常绩效考核，实行违法违规现象在评先评优中的一票否决制。
第三章采购分类、方式、限额标准及组织形式
第七条依据《政府采购法实施条例》和《湖南省政府采购电子卖场管理办法》等法规制度，本制度采购可分为政府采购和自行采购两类。
（一）政府采购，是指学校使用财政性资金采购政府集中采购目录内或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的行为。区分为集中采购和分散采购。
1.集中采购，是指学校将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购的行为。
2.分散采购，是指学校将省级政府采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目自行采购或者委托采购代理机构代理采购的行为。
（二）自行采购，是指政府采购限额标准以下的货物、服务和工程由学校自行采购的行为。依据《湖南省政府采购电子卖场管理办法》相关规定，自行采购项目可相应采取直购、竞价和团购等方式通过电子卖场进行采购。
第八条依据《湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》，学校政府采购方式分为公开招标采购和非公开招标采购（含电子卖场采购）。
1.公开招标采购，是指依法以招标公告的方式邀请非特定供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。
2.非公开招标采购，是指公开招标以外的采购方式，包括邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、电子卖场采购以及财政部门认定的其他采购方式。符合非公开招标采购方式情形的，应当在采购活动前按相关规定向省财政厅申请审批。
第九条限额标准及组织形式。
（一）省级政府采购限额标准以上的政府采购项目，可以自行委托财政部门代理机构名录中的代理机构组织，并签订委托代理协议。
（二）省级政府采购限额标准以下的货物、服务和工程项目执行《湖南省政府采购电子卖场管理办法》。对不具备在湖南省政府采购电子卖场采购的政府采购限额标准以下的货物、服务和工程项目实施简易采购，按《南华大学小额项目采购指导意见》执行。
第四章采购预算编制与执行
第十条采购实施工作必须严格遵循“先预算、后计划、再采购”的工作原则，坚持预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。
第十一条采购预算编制。
（一）预算编制依法依规开展，要本着节约成本为出发点，必须建立在对市场充分了解的基础上进行—般支出预算。各部门（学院）将采购需求预算纳入年度部门预算编制范围，与年度部门预算编制工作同步进行。采购需求部门（学院）根据本年实际工作需求，制定出科学合理、合规、完整的项目采购需求（包括确定的采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等要求）。
（二）部门（学院）采购需求经部门（学院）负责人审阅同意，经财务处汇总，提交学校相关会议研究审定后向省财政厅报采购项目预算。
（三）需要立项的工程类等采购项目，应当由项目承办单位按照相关规定办理项目立项审批手续。
第十二条纳入财政投资评审范围的项目，按规定编制预算并执行。
第十三条采购预算执行与调整。
（一）学校各部门（学院）申请采购的政府采购项目，必须通过有关职能部门论证审批并经学校财务处核实经费来源后方可实施。
（二）采购预算一经财政批复预算后必须严格执行，原则上不予调整。在预算执行过程中，如需新增采购项目的，按学校预算管理制度规定履行审批程序。
（三）各部门（学院）不得办理无预算、超预算的采购。
第十四条各采购申报部门应按财务规定，科学合理制定采购计划，严格按计划进度执行采购预算，原则上年初采购预算，应当在决算年度内组织实施。
第五章采购需求与政策功能
第十五条采购需求的设置、调查和审查。
（一）项目的采购使用单位即用户单位（部门）负责提供具体采购需求。
（二）采购需求需合规、完整、明确。用户单位（部门）负责对拟采购项目的技术参数、服务水平、市场供应、价格等情况进行充分的市场调研，科学合理地设置采购需求，使采购标的真正满足教学、科研等方面的需求。采购文件需包含项目的采购需求。
（三）对于下列采购项目，应当开展需求调查：
1.1000 万元以上的货物、服务采购项目，3000 万元以上的工程采购项目；
2.涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，包括政府向社会公众提供的公共服务项目等；
3.技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等；
4.省教育厅或者学校认为需要开展需求调查的其他采购项目。
（四）采购需求的审查。
1.一般性审查。一般性审查由财务处和项目承办单位负责，主要审查用户单位（部门）是否按照《政府采购需求管理办法》规定的程序和内容确定采购需求、编制采购实施计划。
2.重点审查。重点审查由项目承办单位初审，招投标管理中心复审，其中重大项目提交采购与招投标工作领导小组会议审定。重点审查包括非歧视性审查、竞争性审查、采购政策审查、履约风险审查等。
第十六条政府采购政策功能的落实。
（一）学校政府采购应当有助于实现经济和社会发展目标，包括节约资源、保护环境、支持创新、促进中小企业发展、扶持不发达地区和少数民族地区、维护弱势群体利益等。
（二）学校财务处、审计处、用户单位（部门）、招投标管理中心、项目承办单位等部门在预算编制、绩效管理、需求制定、
方式选择、项目评审、合同订立、合同执行等环节，做好政府采购政策落实工作。
第六章采购组织与评审
第十七条学校政府采购项目组织与评审按《南华大学采购与招投标管理办法》相关条款执行。
第十八条由学校自行采购范围的政府采购限额标准以下、集中采购目录以外的货物、服务和工程，走完学校采购审批流程后，由用户单位（部门）和各项目承办单位在电子卖场实施采购。电子卖场采购程序如下：
（一）项目承办单位根据用户单位（部门）提出的采购需求，结合采购物资技术性能及金额大小确定是直购、竞价、团购，生成预购单。
（二）通过电子卖场采购的，收货、接受服务或工程完工后，应在7 个工作日内，按照采购单或合同规定的技术、服务等要求，对供应商履约情况进行验收。并应根据电子卖场的提示填写相应的验收单，验收单需加盖部门公章。如发现质量问题应及时进行索赔或退换。
（三）电子卖场采购项目验收合格后，需入库的应及时办理入库手续。
（四）电子卖场申报审批表或货物采购清单、采购验收单、合同、发票等应作为电子卖场采购资金支付的依据。
第七章合同管理与履约验收
第十九条合同拟定。用户单位（部门）根据项目特点选择适当的合同类型，经法律事务办与项目承办单位进行审核后，招投标管理中心将拟签订的合同类型和文本格式在采购文件中予以明确。
第二十条合同签订与备案。
（一）中标（成交）通知书发出后，项目承办单位应当按照政府采购文件确定事项，原则上需在30日内与中标（成交）供应商签订书面合同。
（二）政府采购合同签订前，由法律事务办进行内部法制审查，对合同主要条款进行审核，确保符合相关法律规定。
（三）政府采购合同履行中，如需追加合同标的且追加金额在原合同金额的百分之十以内的，由用户单位（部门）提出申请，按照学校相关程序审批后，根据政府采购法相关规定签署补充合同。
（四）法律事务办负责政府采购合同的备案工作。
第二十一条合同签订流程。采购合同的签订由项目承办单位按照学校合同管理相关文件规定的权限和程序办理。
第二十二条项目验收的工作程序：
（一）项目验收由项目承办单位组织与实施。
（二）货物和服务项目的验收。项目承办单位在监察处、审计处的监督下，组织财务处和相关专家严格按照合同约定进行验收并出具验收结算书。必要时，项目承办单位也可邀请参加本项标的投标人或者第三方机构一同按合同要求进行验收。
（三）工程项目验收。工程项目验收严格按照国家、湖南省和《南华大学工程建设项目管理办法》等文件和规定执行。
第二十三条采购验收完成后，及时办理财务报账。
（一）采购过程中聘请相关专家的劳务费参照《湖南省政府采购项目评审劳务报酬管理办法》执行。
（二）根据合同约定如扣留有质保金的，质保金的扣留时间严格按合同规定执行。支付质保金时，需由项目承办单位向财务处提出付款申请，并提交质保期满项目运行状态合格意见。
第八章采购公开
第二十四条采购意向公开。招投标管理中心负责学校政府采购项目的采购意向公开工作。省级政府采购限额标准以上依法实行政府采购的货物、工程、服务项目均应当在“中国湖南政府采购网”上公开采购意向，可同步在学校招投标管理中心网页进行采购意向公开。采购意向公开内容应当尽可能清晰完整，具体应包括五个方面的内容，分别是采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间和其他需要说明的情况。
第二十五条采购信息发布时间。
（一）竞争性谈判（竞争性磋商、询价）公告的期限为3个工作日;
（二）招标公告、资格预审公告的期限为5 个工作日;
（三）单一来源公示的期限不得少于5 个工作日;（四）中标（成交）公告应当在确定中标（成交）供应商后2 个工作日内发布，公告期限为1个工作日。
第二十六条学校预算资金实行招投标的工程项目，除执行招投标管理规定外，财务处应当按照政府采购管理要求，在财政部门政府采购电子平台录入项目计划，招投标管理中心负责把招投标信息公告链接到中国湖南政府采购网予以公开，实行“双备案”管理。
第九章完善机制
第二十七条强化监督。完善和健全采购监督机制，强化纪检监督和内部审计监督，提高学校采购工作的透明度。任何部门（学院）和个人不得未经批准擅自采购。禁止通过分拆、分段、分项等办法，化整为零规避招标。采购工作人员、用户单位（部门）和项目承办单位的工作人员、评审专家小组成员与投标人有利害关系的，应当主动回避。参与学校采购活动的部门（学院）和个人，必须坚持公开、公平、公正的原则，按章办事。不得虚假采购，不得与投标人或代理机构恶意串通，不得接受贿赂或获取其他不正当利益。不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违反政府采购管理办法的其他行为。
第十章其他事项
第二十八条采购档案管理。采购资料整理按照《南华大学采购与招投标管理办法》相关条款执行，保存期限自采购活动结束之日起15 年。采购档案包括采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音视频资料）。
第二十九条学校涉密政府采购项目按国家和湖南省政府采购相关涉密法律法规执行。
第三十条其他未尽事项，按照国家和湖南省相关制度和《南华大学采购与招投标管理办法》执行。
第十一章附则
第三十一条本办法中的“以上”均含本数，“以下”均不含本数。
第三十二条本办法自发文之日起施行。
第三十三条本办法由招投标管理中心负责解释。
南华大学党政办公室
2021年12月16 日印发
